Ефективність керування підприємством, установою певною мірою залежить від того, наскільки розумно в ньому організований документообіг. Оскільки, документообіг та управлінська діяльність тісно пов’язані одне з одним. Від того, наскільки оперативно здійснюється рух, опрацювання документів та їх передавання на виконання, залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення.
Як зазначено у нормах ст.9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі – Закон) електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно із законодавством.
Яку форму має електронний документ та яким вимогам він повинен відповідати, щоб бути у застосуванні в діловому обороті? Для цього розглянемо ст.7 вказаного вище Закону. Відповідно до норм даної статті оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України “Про електронні довірчі послуги”.
У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.
На сьогоднішній час, з метою запровадження нових електронних методів в документообороті діє сервіс MobileID (за електронним посиланням: https://id.gov.ua/faq), який згідно із вимогами Закону України «Про електронні довірчі послуги» дає можливість надавати сучасні електронні послуги із застосуванням ідентифікації особи. Що це та як цей сервіс працює?
Система – це майданчик, який об’єднує всіх надавачів послуг електронної ідентифікації (електронний підпис, MobileID, BankID, ID-картка). Система забезпечує доступну та безпечну електронну ідентифікацію та автентифікацію громадян і бізнес-структур у зручний для них спосіб у захищеному кіберсередовищі.
Електронний підпис (ЕП) дає змогу підтвердити цілісність електронного документу та ідентифікувати підписувача. Це аналог власноручного підпису. ЕП і електронний документ є надзвичайно зручними, ефективними і надійними засобами роботи із задокументованою інформацією в електронному вигляді.
Електронний підпис можна отримати в Акредитованих центрах сертифікації ключів (АЦСК), приміром, АЦСК Державної фіскальної служби (АЦСК ІДД ДФС), АЦСК Укрзалізниці, АЦСК ПАТ КБ «ПРИВАТБАНК», АЦСК Державної прикордонної служби України та інших. Повний перелік АЦСК доступний на web-ресурсі Центрального засвідчувального органу (ЦЗО) – за посиланням https://czo.gov.ua/ca-registry.
Як вказано на сайті MobileID, це – послуга електронної ідентифікації та кваліфікованого електронного підпису, за допомогою якої можна авторизуватися на електронних ресурсах та створювати електронні документи.
При цьому електронний підпис записується безпосередньо на SIM-карту. Послуга MobileID наразі доступна клієнтам трьох операторів мобільного зв’язку. Сьогодні абоненти Київстар, Vodafone та Lifecell можуть активувати цю послугу тільки в деяких обласних центрах, але користуватися нею – на всій території покриття. Від початку 2019 року всі електронні адміністративні послуги та сервіси створюють із можливістю електронної ідентифікації за допомогою технології MobileID. Окрім того, згодом до всіх уже наявних е-послуг теж буде додана така опція.
Відділ взаємодії з суб’єктами
державної реєстрації та підвищення
кваліфікації державних реєстраторів
Управління державної реєстрації
Східного міжрегіонального управління
Міністерства юстиції (м. Харків)
