Відділ діловодства

Відділ діловодства Харківського національного технічного університету імені Петра Василенка є самостійним структурним підрозділом університету, який діє відповідно до Статуту університету та Типового положення про відділ діловодства ЗВО. Відділ діловодства координує діяльність діловодства університету, здійснює керівництво і контроль за якістю впровадження документування управлінської діяльності та системи організаційно-розпорядчої документації навчально-наукових інститутів, факультету, кафедр, структурних підрозділів.

 Завданнями відділу діловодства є:

– реєстрація наказів та розпоряджень по університету та доведення їх до виконавців;

– зберігання та використання печаток та штампів відділу діловодства, фірмових бланків;

– одержання, обробка і відправка електронної пошти університету;

– своєчасна обробка одержаної кореспонденції та вихідних листів, систематичний контроль за правильним оформленням документів та за термінами їх виконання;

– забезпечення структурних підрозділів університету необхідними інструктивними та довідковими матеріалами;

– розроблення інструкції з діловодства, номенклатури справ відділу діловодства;

– складання зведеної номенклатури справ університету;

– організація розсилка наказів, вказівок ректора і проректорів;

– організація контролю за виконанням розпорядчих документів вищих органів, керівництва ЗВО;

– здійснення керівництва роботою по діловодству в підрозділах університету;

– зберігання та використання документів в поточному діловодстві;

– завірення печаткою документів у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами;

– оформлення, реєстрація службових відряджень та їх облік;

– забезпечення навчально-наукових інститутів, факультету, кафедр та інших підрозділів службовими бланками і здійснення контролю за їх правильним використанням;

– ведення та формування справ, зберігання справ і передача їх у встановлені терміни до архіву університету;

–  подання до  бухгалтерської служби  звітів поштових витрат;

– конвертування та відправка кореспонденції;

– отримання посилок та бандеролей на поштовому відділенні, закріпленому за університетом.