На сьогоднішній час все більше в діловий обіг входить електронна документація. Впровадження електронного документообігу відбувається на підприємствах, в установах, організаціях різної форми власності, а також у органах державної влади та місцевого самоврядування. Відносини, пов’язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України “Про інформацію”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», Порядком використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженним постановою Кабінету Міністрів України від 19.09.2018 №749, а також іншими нормативно-правовими актами.
Відповідно до ч.1 ст.5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон) електронним документом визнається документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.
Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом України “Про електронні довірчі послуги”. Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу на договірних засадах.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України “Про електронні довірчі послуги”.
Згідно із ст.8 Закону юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:
1) свідоцтва про право на спадщину;
2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
3) в інших випадках, передбачених законом.
Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.
Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
Електронний документ засвідчується кваліфікованим електронним підписом та електронною печаткою.
На підставі ч.ч.3-7 ст.18 Закону України «Про електронні довірчі послуги” електронний підпис чи печатка не можуть бути визнані недійсними та позбавлені можливості розглядатися як доказ у судових справах виключно на тій підставі, що вони мають електронний вигляд або не відповідають вимогам до кваліфікованого електронного підпису чи печатки.
Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису. Кваліфікована електронна печатка має презумпцію цілісності електронних даних і достовірності походження електронних даних, з якими вона пов’язана.
Електронний підпис гарантує:
- Цілісність документу – ніхто не зможе непомітно для Вас відредагувати підписаний Вами документ;
- Точну дату та час підписання документу, підтверждену Акредитованим центром сертифікації ключів;
- Ідентифікацію осіб, які підписали електронний документ.
Випуск та обіг засобів електронної ідентифікації з функціями кваліфікованого електронного підпису як документів, що посвідчують особу, регулюються законодавством.
Відділ взаємодії з суб’єктами
державної реєстрації та підвищення
кваліфікації державних реєстраторів
Управління державної реєстрації
Східного міжрегіонального управління
Міністерства юстиції (м. Харків)
